सभी शासकीय कार्यालयों में ई-फाइलों का व्यवस्थित संधारण होगा, कलेक्टर ने जारी किए निर्देश, ई-कार्यालय प्रणाली में नस्ती, दस्तावेज, नोटशीट और अनुमोदन प्रक्रिया में एकरूपता लाने पर जोर

खबर पक्की, 12 नवंबर, रतलाम। जिले के सभी शासकीय कार्यालयों में प्रशासनिक कार्यों को त्वरित, पारदर्शी और व्यवस्थित बनाने के लिए ई-कार्यालय प्रणाली का प्रभावी क्रियान्वयन किया जाएगा। इस संबंध में कलेक्टर एवं जिला दंडाधिकारी अजय कटेसरिया ने जिले के समस्त कार्यालय प्रमुखों और संबंधित अधिकारियों एवं कर्मचारियों को विस्तृत दिशा-निर्देश जारी किए हैं। उन्होंने निर्देश दिए हैं कि सभी कार्यालयों में ई-कार्यालय के माध्यम से ही नस्तियों का संधारण और संचालन सुनिश्चित किया जाए।
कलेक्टर कटेसरिया ने बताया कि ई-कार्यालय प्रणाली में नस्तियों के संधारण, दस्तावेज संलग्न करने, टिप्पणी लेखन, फाइलों के संचालन और अनुमोदन प्रक्रिया में एकरूपता का अभाव दिखाई दे रहा है। कुछ कार्यालयों में अब भी अनावश्यक रूप से कागजी नस्तियों का संचालन किया जा रहा है। इस व्यवस्था में सुधार के लिए सभी कार्यालयों को निर्धारित दिशा-निर्देशों का अनिवार्य रूप से पालन करना होगा।
निर्देशों के अनुसार ई-कार्यालय में प्रत्येक नस्ती का नाम स्पष्ट, संक्षिप्त और विषय के अनुरूप रखा जाएगा। संबंधित दस्तावेजों को विषय सूची में व्यवस्थित तरीके से संलग्न करना होगा, ताकि आवश्यक अभिलेख आसानी से उपलब्ध हो सकें। नस्ती की टिप्पणी में प्रकरण से जुड़े आवश्यक तथ्य, संबंधित नियम, पूर्व में की गई कार्रवाई और प्रस्तावित निर्णय का स्पष्ट एवं संक्षिप्त उल्लेख करना होगा। अनावश्यक रूप से लंबी टिप्पणी लिखने और पूरे पत्राचार को दोबारा लिखने से बचने के निर्देश दिए गए हैं।
एक ही विषय अथवा शासकीय कर्मचारी से संबंधित स्थापना संबंधी कार्यवाही के लिए पहले से प्रचलित नस्ती का उपयोग करने पर जोर दिया गया है। अवकाश, सेवा संबंधी पत्राचार और अन्य प्रकरणों में बार-बार नई नस्ती बनाने के बजाय पुरानी नस्ती में ही कार्यवाही की जाएगी। यदि नई नस्ती बनाना आवश्यक हो तो उसमें पुरानी नस्ती का स्पष्ट संदर्भ देना होगा।
वित्तीय स्वीकृति, व्यय और भुगतान से संबंधित नस्तियों में संबंधित अधिकारी की वित्तीय अधिकारिता, स्वीकृति की सीमा, बजट प्रावधान और वित्तीय नियमों का स्पष्ट उल्लेख करना अनिवार्य होगा। अधिकारिता से बाहर के प्रकरण सक्षम अधिकारी को प्रस्तुत किए जाएंगे।
नोटशीट में अनुमोदन प्राप्त करने के लिए अनुमोदनार्थ प्रस्तुत अथवा आदेशार्थ प्रस्तुत जैसे उपयुक्त शब्दों का उपयोग करने के निर्देश दिए गए हैं। साथ ही कार्यालयीन पदक्रम के अधिकारियों के लिए अनावश्यक रूप से माननीय शब्द का प्रयोग नहीं करने तथा प्रस्तावित निर्णय को स्पष्ट रूप से लिखने को कहा गया है। नोटशीट में संबंधित पत्र, आदेश, नियम और दस्तावेजों के पृष्ठ क्रमांक का भी उल्लेख करना होगा, ताकि निर्णय लेने वाले अधिकारी को आवश्यक जानकारी आसानी से मिल सके।
कार्यालयों में प्राप्त होने वाली डाक का पंजीयन और वितरण भी निर्धारित ई-कार्यालय प्रणाली के माध्यम से करने के निर्देश दिए गए हैं। महत्वपूर्ण एवं समय-सीमा वाले पत्रों के निराकरण की नियमित निगरानी की जाएगी। इसके अलावा आदेश, पत्र और परिपत्र के प्रारूप तैयार करने के लिए ई-कार्यालय की उपलब्ध सुविधा का उपयोग करने तथा सीधे पीडीएफ प्रारूप में दस्तावेज अपलोड करने को कहा गया है। दस्तावेजों का अनावश्यक रूप से प्रिंट निकालकर दोबारा छायांकन करने की प्रक्रिया से बचने के निर्देश दिए गए हैं।
अधिकारियों और कर्मचारियों को दिया जाएगा प्रशिक्षण
कलेक्टर ने निर्देश दिए हैं कि जिन अधिकारियों और लिपिकीय कर्मचारियों को ई-कार्यालय प्रणाली में काम करने में कठिनाई हो रही है, उन्हें जिला स्तर पर प्रशिक्षण दिलाया जाए। जिला सूचना विज्ञान अधिकारी और तकनीकी दल द्वारा आवश्यकतानुसार व्यावहारिक प्रशिक्षण एवं तकनीकी सहायता उपलब्ध कराई जाएगी।
कलेक्टर अजय कटेसरिया ने सभी जिला अधिकारियों, अनुविभागीय अधिकारियों (राजस्व), तहसीलदारों, जनपद पंचायतों के मुख्य कार्यपालन अधिकारियों और नगर निगम आयुक्त सहित समस्त कार्यालय प्रमुखों को निर्देशों का कड़ाई से पालन सुनिश्चित करने को कहा है।